Zur Präsentation der Daten

Im Dateninventar wird zunächst eine chronologisch angeordnete Ansicht der Datensätze in Tabellenform angezeigt, in der ausgewählte Metadaten zur Beschreibung der Dokumente präsentiert werden. Bei Klick auf einen Datensatz werden in einer Ausklappfunktion weitere Metadaten angezeigt.
 

Die Suchmaske

In den Suchfunktionen können frei gewählte Suchbegriffe eingegeben oder aber vorgegebene Suchoptionen gewählt und kombiniert werden, die zum einen zeitliche Eingrenzungen der Suche nach Monaten ermöglichen und sich zum anderen an Tags orientieren, die den Datensätzen nach institutionellen bzw. territorialen sowie nach inhaltlichen Kriterien zugeordnet wurden.

Unter „Suchbegriffe“ werden alle Zeichen, Wörter und Wortkombinationen erfasst, die in den Metadaten enthalten sind. Hier kann beispielsweise auch nach solchen Metadaten gesucht werden, für die keine vorgegebenen Suchoptionen eingerichtet wurden, etwa nach dem Geheimhaltungsgrad eines Dokuments (über die Eingabe von „geheim“ oder „streng geheim“).

Die Standardeinstellung zeigt zunächst nur die eindeutig datierten Dokumente an. Das Gesamtkorpus aller Datensätze wird über den Filter „Datierung“ und „Alle“ angezeigt.

Der Filter „Datum“ ermöglicht zeitliche Eingrenzungen der Suche.

Die folgenden Filter enthalten Suchoptionen, die eine Auswahl der Datensätze nach formalen und inhaltlichen Kriterien ermöglichen: nach den Beständen der jeweiligen Archive, nach beteiligten Institutionen bzw. Gruppen von Institutionen, nach Vorgängen (wie der Suche und Auswahl, dem Abtransport und der anschließenden Verteilung von Kulturgut unter Einrichtungen in der UdSSR u. a.) sowie nach den jeweiligen Kategorien von Beuteobjekten.

Da nicht alle Suchkombinationen zu Ergebnissen führen können, empfiehlt es sich im Regelfall, nicht mehr als zwei oder höchstens drei Suchoptionen auf einmal miteinander zu verbinden.

Die Suchergebnisse werden bei Mausklick auf „Anwenden“ angezeigt, sie können über die Filter jeweils variiert und kombiniert oder durch „Zurücksetzen“ auf den Ausgangszustand zurückgeführt werden.
 

Der Suchfilter „Institutionen“

Die darin enthaltenen Rubriken sind teilweise bewusst breit gefasst worden, um eine sinnvolle Menge von Suchergebnissen zu erzeugen. So wurden keine Tags für einzelne Institutionen vergeben, sondern diese wurden zusammengefasst, etwa nach der Zugehörigkeit zu einer sowjetischen Teilrepublik oder der Unionsebene, aber auch nach dem Kriterium der Präsenz einer Stelle in der SBZ. Überall dort, wo sich institutionelle Zugehörigkeiten überlappen, konnten damit einem Datensatz mehrere institutionenbezogene Suchoptionen zugeordnet werden.

An einem Beispiel: Unter „Institutionen SBZ“ fallen alle Stellen, die sich in der SBZ befanden und die vor Ort mit der Suche und Beschlagnahme von Kulturgut im weitesten Sinne beschäftigt waren: die SMAD, die GSBTD sowie die Vertreter des Sonderkomitees für Deutschland beim Ministerrat der UdSSR, die jedoch nicht der SMAD oder der Sowjetischen Armee unterstanden. Vertreter der Kunst- und Kulturkomitees der einzelnen Teilrepubliken (in diesem Fall der RSFSR und der USSR), die in Deutschland nach Objekten für die Restitution von Kulturgutverlusten ihrer Museen oder Institute suchten, unterstanden ihrerseits vor Ort dem Sonderkomitee für Deutschland.

Unter den Rubriken für die Teilrepubliken wiederum sind aus Gründen der Vereinfachung der Suchfunktionen Regierungsstellen und Parteiorgane zusammengefasst worden. Diese mehrfachen institutionellen Zugehörigkeiten werden durch die angebotenen Suchoptionen abgebildet, d. h. Datensätze können über verschiedene institutionenbezogene Suchoptionen erfasst werden, sofern eine der beteiligten Institutionen unter eine der entsprechenden Rubriken fällt. Für kulturelle und akademische Einrichtungen wurden jeweils eigene zusammenfassende Suchoptionen vergeben.